收到索赔函后应冷静应对：1. 立即核查与下架：迅速核实被指控的图片是否确实在网站使用，并立即从所有平台下架删除，以停止侵权行为。2. 评估侵权状况：确认图片的版权归属（索赔方是否拥有有效权利）、侵权使用时间、图片的商业价值等。3. 协商解决：主动与图片公司或其代理律师联系，表达解决意愿。谈判重点在于赔偿金额，可参考《著作权法》第五十四条，赔偿数额按权利人实际损失、侵权人违法所得、权利使用费倍数顺序计算，难以计算的由法院酌定（通常每张图片数百至数千元不等）。实践中，图片公司往往有标准报价，可尝试协商一个打包折扣价达成和解，并要求对方出具书面免责函。4. 预防措施：建立内部图片使用规范，明确要求使用已购买授权的图库图片（如公司购买的正版图库账户）、使用明确标注可免费商用的开源图片（如CC0协议），或使用自行拍摄/设计的图片。对员工进行版权意识培训。